Vous êtes en train de découvrir la bureautique ? Si elle peut paraître relativement simple d'emblée, vous remarquerez avec le temps qu'elle recèle de techniques parfois très pointues. D'ailleurs, en tant qu'étudiant, vous serez amené à travailler sur des logiciels de traitement de texte tel que Word. Ceci se fait généralement lors de la rédaction du mémoire de fin d'études ou de tout autre travail nécessitant le recours à ce type de logiciels.
Faire un sommaire sur Word
Lorsque vous rédigez un long document, il vous sera très utile d’atteindre rapidement une section précise de votre travail. Pour cela, le sommaire est la solution idéale. Grâce à un simple travail qui sera fait en parallèle à votre rédaction, vous pourrez générer une table des matières sur Word de façon automatique. Cela peut s’avérer tout particulièrement utile si vous avez affaire à :
- un roman ;
- un mode d’emploi ;
- un compte-rendu ;
- un document technique ;
- une thèse.
Lorsqu’on travaille sur du papier, il est facile de se repérer dans sa lecture grâce aux numéros situés en bas de page. Sur écran, la chose est un peu plus complexe. Il faudra mettre en place une table des matières qui permettra d’afficher directement la page dont on a besoin et ce grâce à un unique clic. Ainsi, il suffira de cliquer sur n’importe quel titre ou sous-titre pour y être dirigé.
Les étapes pour ajouter automatiquement un sommaire sur Word
Il est impossible de réaliser un sommaire à la main, cela prendrait un temps monstre ! Heureusement, Word intègre une option permettant de faire cela en un rien de temps. Tout se fait grâce à l’option « Style » de l'onglet Accueil. Sélectionnez Titre 1 pour vos titres principaux et Titre 2 ou Titre 3 pour les sections secondaires. Suivez simplement ces étapes :
- appliquez en premier lieu les différents styles proposés par Word aux titres et sous-titres de votre document ;
- en cas d’erreur, sélectionnez votre paragraphe et remettez-le au style « Normal » ;
- pour les sous-titres, sélectionnez votre paragraphe et cliquez sur Titre 2 ou Titre 3 ;
- numérotez tous vos titres en cliquant sur le bouton déroulant « Liste à plusieurs niveaux » de l’onglet Accueil ;
- placez-vous au début du document et sélectionnez le bouton déroulant « Table des matières » de l'onglet Références ;
- choisissez un exemple de présentation, par exemple « Table automatique 1 » ;
- la table des matières est maintenant générée, sa mise en forme est modifiable et personnalisable selon vos goûts.
Dans le cas où un titre ne figurerait pas dans le sommaire, il faudra revérifier le style (Titre 1, Titre 2 ou Titre 3) que vous lui avez attribué. Il est aussi probable que vous deviez procéder à une mise à jour de votre table des matières. Sachez que tous les titres et sous-titres seront numérotés de manière automatique. Vous pourrez alors les rajouter, les enlever, et même les intercaler plus tard. Cela n’aura aucune incidence sur votre sommaire. À chaque modification, il sera mis à jour. De la même manière, il sera possible de désactiver la mise à jour automatique du sommaire. Pour ce faire, cochez simplement la case « Mettre à jour pages uniquement ». D’ailleurs, si vous procédez à une conversion Word vers PDF, le sommaire demeurera cliquable pour vous aider à garder une vue synthétique et claire de l’ensemble de votre travail.
